1. Entenda o Conceito e Alinhe Estrategicamente o que É Conhecimento
- Alinhe conceitos e visões sobre Conhecimento e sua Gestão perante a estratégia da empresa, seu setor de atuação e seu modelo de negócio
- Analise o Grau de Maturidade da Gestão do Conhecimento na empresa e sua atual relevância no orçamento atual da empresa
- Identifique as alavancas de valor do Conhecimento na estratégia corporativa, setor de atuação, modelo de negócios e perfil de clientes/consumidores
- Defina uma Estratégia de Conhecimento para a empresa
- Entenda e qualifique os benefícios que a Gestão do Conhecimento trará para a organização, perante sua necessidade e uso
- Identifique os pontos de convergência e gaps da Gestão do Conhecimento com os objetivos estratégicos e com a atual dinâmica e modelo de Gestão do Conhecimento
- Conceitue e detalhe, em termos estratégicos, o que é ou será a prática de Gestão do Conhecimento para a empresa
- Pesquise, faça benchmarks, encontre melhores práticas, adapte para sua realidade
- Delimite escopo e finalidade de aplicação do Conhecimento na empresa
- Crie comitês, grupos, fóruns, redes temáticas, funcionais, multidisciplinares e/ou por afinidade de Conhecimento
2. Faça a Topografia do Conhecimento Aplicado
- Mapeie seus stakeholders internos e externos
- Qualifique os stakeholders por papéis: usuários, fornecedores, geradores, beneficiadores, etc
- Identifique e mapeie as áreas, processos e/ou atividades que produzem, armazenam, beneficiam, usam e disseminam o Conhecimento (ou seus componentes, como dados e informações) de forma mais intensa. Compreenda sua finalidade
- Entenda e categorize os impactos de cada elemento do Conhecimento e de seu sistema de gestão nas cadeias de valor interna e externa
- Formalize os “nódulos” de conhecimento por confluências de alta densidade de uso de conhecimento e seus componentes
- Classifique o Conhecimento por elementos: temas, dimensão, natureza, finalidade, perfil de uso, recorrência, etc
3. Investigue e Classifique o Conhecimento
- Compreenda a origem, destino, formato, aplicação, periodicidade, criticidade, permissões de acesso e uso, etc de cada elemento ou nódulo do Conhecimento Tático e Explícito (em cada um dos processos analisados)
- Entenda detalhadamente o fluxo (workflow) que o Conhecimento percorre em cada área e processo, desde sua origem até seu destino
- Mapeie como o Conhecimento é originado e/ou formado (como é composto em dados e informações), quais suas fontes internas e externas
- Fique atento aos diversos formatos de mídia, canais e sistemas existentes, formas de acessos e compartilhamento de informações
- Identifique quem, como, quando e qual a importância de determinado sistema, área, pessoa ou função que utiliza o cada elemento do Conhecimento
4. Formalize o Modelo de Valor e Eleja os KPIs de Performance e Valor
- Compreenda que Conhecimento é um Ativo Intangível que gera e protege valor. Defina KPIs tangíveis e intangíveis, de Performance/Resultados e de Valor, para a Gestão do Conhecimento
- Integre o modelo de Valor do Conhecimento na estratégia da empresa (Ex: BSC)
- Desenhe Dashboards de Performance e Valor para acompanhar a Gestão do Conhecimento
- Identifique impactos mais amplos, estratégicos, não fique preso somente a mensurações de ganhos de performance. Busque a mensuração do Valor Gerado e/ou Protegido
- Estabeleça uma rotina de avaliação e refine os indicadores, metas e objetivos à medida que os monitora
- Estabeleça ciclos de avaliação mais curtos e com menos KPIs no início e vá aumentando a complexidade do modelo de avaliação de acordo com o nível de maturidade do processo
5. Defina o Sistema de Gestão do Conhecimento na Empresa
- Desenhe um Modelo de Gestão do tipo PDCA com rotinas claras e sistematizadas
- Construa o modelo de detalhamento (drill-down) da Gestão do Conhecimento por processo, área, função, natureza, etc
- Desenhe o roadmap de atividades, priorize a implementação em ondas, construa o Business Case
- Organize os projetos e iniciativas em PMO, atribua orçamentos e métricas de performance
- Desenhe a arquitetura do modelo de Gestão do Conhecimento na empresa. Correlacione os processos com tecnologias e sistemas de suporte; avalia a infra-estrutura e a maturidade das tecnologias disponíveis e eventuais gaps
- Especifique as funcionalidades da Gestão do Conhecimento (requisitos de usuários e casos de uso) e desenvolva a documentação técnica para a especificação tecnológica
- Suporte o processo de desenvolvimento e implementação tecnológica; organize o PMO tecnológico do projeto, coordene o PMO de implementação
- Defina os atributos de segurança da informação e as rotinas de gestão e atualização tecnológica
- Participe ativamente dos testes de validação e dos processos de homologação. Dedique gestores de negócios para acompanhar o processo de desenvolvimento tecnológico
6. Estabeleça uma Política de Governança para o Conhecimento a Ser Gerido
- Estabeleça políticas claras para o acesso, inserção e uso do Conhecimento por área, função, cargo, bem como dimensão, natureza, finalidade do Conhecimento
- Defina permissões de acesso e utilização do conhecimento para cada um dos canais e ambientes que serão disponibilizados
- (Re)defina papéis e responsabilidades para todos os envolvidos com a prática de Gestão do Conhecimento
- Formalize os modelos de gestão e report dos grupos, fóruns e comitês de Conhecimento; integre-os no modelo de gestão da empresa
7. Implemente um Plano de Comunicação e Treinamento Corporativo
- Defina modelos e estratégias de comunicação e disseminação do Conhecimento e da iniciativa de Gestão de Conhecimento. Seja transparente
- Conceba modelos de abordagem que sejam informativos e educativos
- Crie referências, ambientes de consulta, tutoriais, promova fóruns de discussão, blogs, wikies e ambientes colaborativos e abertos a todos aqueles elacionados ao tema
- Utilize todos os canais disponíveis, dos digitais aos físicos, de acordo com sua finalidade e capacidade
- Observe valores e diferenças culturais de seu público; seja objetivo e claro; tangibilize os benefícios
- Eleja, treine e prepare seus multiplicadores e embaixadores para suas novas responsabilidades advindas das mudanças
- Forme multiplicadores e embaixadores em diversas áreas, tenha visões multidisciplinares
- Treine seus usuários; faça isso de forma recorrente; mensure resultados
- Valorize sua equipe de projeto, assim como os multiplicadores e embaixadores do Conhecimento. Esteja certo de que todos compartilhem da mesma visão e conceitos
8. Estabeleça um Plano de Recompensas Fundamentado na Cultura da Empresa
- Recompensas podem ser de diversas naturezas: materiais ou não. Fique atento ao seu público. Identifique o que ele valoriza, alinhe à cultura corporativa
- Estabeleça um plano progressivo de metas e indicadores de fácil compreensão e mensuração
- Garanta que todos os usuários e colaboradores do conhecimento estejam devidamente treinados e com suporte; e que entendam os modelo de recompensa de forma correta
- Estabeleça recompensas em função de papéis, responsabilidades, valor agregado e nível de colaboração assumidas por cada um
- Fomente o conceito de empreendedorismo, de comprometimento com o projeto e com a geração, beneficiamento e disseminação do Conhecimento em si
9. Garanta o Forte Patrocínio da Alta Gestão
- Dada a importância estratégica do projeto e natural concorrência interna entre projetos, tempo, atenção e orçamentos já existentes, reafirme o apoio explícito da Alta Gestão ao (time do) projeto e as atividades de cada um
- Formalize este apoio com instrumentos de comunicação e relacionamento da Alta Gestão para com o (time do) projeto e seus objetivos
- Comunique o grau de contribuição da gestão do Conhecimento para com a estratégia e objetivos corporativos no curto, médio e longo prazo
- Destaque a devida importância de cada colaborador no processo de Gestão do Conhecimento e associe sua colaboração e responsabilidades ao resultado (bottom-line) da empresa
10. Não Esqueça que o Sucesso do Projeto Está nas Pessoas e na Maturidade do Sistema de Gestão
- Reconheça que todo conhecimento gerado e/ou captado parte de pessoas, fontes ou de um processo/sistema estruturado ou não
- Motive as pessoas envolvidas direta ou indiretamente, uma vez que devem se sentir movidas a colaborar, compartilhar o Conhecimento, entendendo as vantagens e benefícios para tal
- Os aspectos tecnológicos e relacionados à usabilidade não devem ser restritores e/ou serem percebidos como ameaças aos processos já estabelecidos
- O Conhecimento Tácito (não explícito, não estruturado), que geralmente ficam “na cabeça” dos colaboradores, muitas vezes tem valor igual ou superior ao conhecimento formal, estruturado. È de fundamental importância criar maneiras para que o mesmo não fique enclausurado. Crie sistemáticas de explicitação deste Conhecimento, tanto em formatos, como mídias e canais
- Incentive a troca de experiências, documente lições aprendidas, agregue maturidade aos processos ligados à Gestão do Conhecimento
