How-to : Como realizar reuniões efetivas

postado em 09/04/2010 12:05 por Rodrigo Azevedo  18/06/2010 01:03 atualizado‎(s)‎ 

Fonte: Auren Hoffman Summation
A maioria das reuniões é um desperdício de tempo. Mesmo as reuniões que as pessoas consideram bem tocadas, tem muito espaço para melhoria. Mas reuniões internas, quando feitas efetivamente, podem ser o caminho mais rápido para chegar a decisão vital ou disseminar informação importante.

Então, vamos explorar algumas das melhores maneiras para rodar uma reunião interna da empresa. Para deixar clarro, defino como "reunião" os momentos para tomar decisão e "concertos" os momentos para disseminar informação da empresa e construir espírito de equipe. As duas são usadas para propósitos bastante diferentes e não deveriam ser confundidas.

As 10 melhores práticas em reuniões:

1. Somente faça reuniões quando elas forem absolutamente necessárias
   A maioria das reuniões não são necessárias. Somente convoque uma reunião se forem verdadeiramente necessárias, como aquelas para questões urgentes. Comumente, um email ou uma rápida ligação telefônica será tão, ou mais, efetivo e eficiente.
   
   
2. Mantenha as reuniões pequenas
   O tamanho ideal de uma reunião é de duas pessoas. Se sua reunião tem mais do que oito pessoas, não é mais uma reunião, é um concerto. As vezes concertos são importantes, como reuniões para construir espírito de equipe, mas reconheça que as pessoas irão perceber essas reuniões de uma forma diferente. Concertos, da mesma forma que shows de rock, precisam ser realmente divertidas,  prenderem a atenção, excitantes e interessantes para todos que participarem.
   
3. Foque em reuniões pontuais
   Reuniões pontuais (entre 2-6 decisores) são quase sempre melhores que as reuniões permanentes (periódicas). Reunir pessoas para resolver um problema é o melhor tipo de reunião. Reavalie todas as reuniões permanentes e mate aquelas que não são mais úteis ou produtivas.
   
4. Torne as reuniões opcionais
   Todas as reuniões, principalmente aquelas periódicas e permanentes, devem ser opcionais. Se as pessoas não estão tirando o máximo de uma reunião, elas não deveriam ir. Elas mesmas deveriam selecionar as reuniões que irão participar.
   
5. Somente convide pessoas que TEM que estar na reunião. Seja letal e corte pessoas.
   Já percebeu como algumas reuniões tem grande fluxo de pessoas? Elas começam com 4 pessoas e de repente, aparecem muitos outros. Não deixe isso acontecer - apenas diga que eles não são essenciais para aquela reuniao. Como Michael Corleone disse: "Não é pessoal, é apenas business".
   
   
6. Envie a agenda da reunião e anotações depois
   Toda reunião deveria ter uma agenda que os convidados recebem antes (idealmente um dia antes), para que possam se preparar adequadamente (ou decidir não participar da reunião).
   
   A agenda deve ser orientada para a ação: ao invés de dizer "discutir plano de marketing", deveria dizer "decidir entre um desses três planos". Uma pauta deve ter no máximo 4 itens (a pauta de um concerto pode ter mais) com limite de tempo para cada um deles, para que cada um na reunião entenda a expectativa de tempo. Se apropriado, alguém na reunião deve ser designado para ser o "tomador de notas" que irá disseminar as anotações as participantes depois (incluindo aquelas pessoas que decidiram não participar da reunião)
   
   
7. Mantenha as reuniões o mais curtas possível
   Nenhuma reunião deveria ter mais do que uma hora. Nada bom acontece depois de uma hora. Reuniões deveriam idealmente terminar antes do tempo alocado para elas - uma vez que a discussão deixa de ser produtiva para todos os participantes. Concertos excelentes, por outro lado, pode ser maiores que uma hora - apenas se lembre que decisões não são tomadas em concertos.
   
   
8. Nunca discuta um tópico que não seja interessante para TODOS os participantes
   Reuniões precisam interessar a todos. Cada pessoa deveria estar ativamente interessada em cada tópico da reunião. Se eles não estão interessados, ou eles não deveriam estar naquela reunião, ou o tópico deveria ser discutido em outra hora. Se você está em uma reunião onde uma discussão paralela está acontecendo entre 2 ou mais participantes, então definitivamente essa reunião está sendo mal conduzida. Reuniões devem engajar a todos.
   
9. Mantenha os participantes dentro do tópico e interessados. Você já esteve em uma reunião e começa a sonhar e acaba perdendo uma parte da discussão? Isso é um sinal de reunião mal conduzida. Reuniões devem ser ativas e se um participante está saindo do curso ou sendo prolixo, é trabalho dos organizadores cortar o sujeito. Novamente, não é pessoal.
   
   Reuniões são para chegar a boas decisões, não apenas ouvir as opiniões de todos. Participantes não deveriam falar mais do que dois minutos por vez, a não ser que eles estejam dizendo algo que realmente consiga abrir a mente. Reuniões não são palestras - se alguém quer falar por tempo demais, organize um concerto para ele fazer isso.
   
10. Faça reuniões divertidas
    As pessoas devem se divertir em reuniões e na verdade, ficarem ansiosos para participar delas. Reuniões periódicas e permanentes devem conter rituais divertidos. Apesar de você não ter o U2 ou um show de laser em seu concerto, você pode pelo menos ter alguns slides divertidos com fotos do time e pessoas aplaudindo quando você anuncia os resultados de receitas. Fonte: http://evqv.comunique-se.com.br/blog